Open Student Information System : Stages de médecine

La Cohorte est utilisée pour définir la période annuelle d’organisation des stages. Cette période ne coïncide pas avec l’année académique et sa gestion est tout à fait spécifique au domaine des stages de médecine. Elle est crée un an a l’avance pour être bien planifié.

La création d’une cohorte est le premier pas vers l’affectation des stages. Presque toutes les données sont liées à celle-ci. À cette étape, le gestionnaire des stages va créer une cohorte en fournissant les informations telles que demandées par le formulaire suivant.

Les dates d’ouverture et de fermeture permettent de contrôler l’accès aux inscriptions aux stages pour les étudiants disposant d’un matricule. La date de fermeture est toujours postérieure ou équivalente à la date d’ouverture. La date de publication, quant à elle postérieure à la date de fermeture des inscriptions, permet de publier les informations d’affectation aux étudiants. Après la date de publication, c’est ne plus possible d’affecter les étudiants automatiquement.

Le gestionnaire a l’option de créer une cohorte à partir d’une cohorte existante. Cela lui permet de réutiliser une bonne partie des données disponibles. Les données réutilisées sont les hôpitaux, les spécialités, les périodes, les types de stages et les maîtres de stages.

Grâce à l’importation de données a partir d’un fichier XLS, il n’est pas nécessaire de demander aux étudiants de s’inscrire sur l’application. Le fichier provient de l’application de gestion de l’université et contient les étudiants inscrits sur le programme de master en médecine, essentiel pour la démarche du processus d’affectation.

L’importation des étudiants est disponible dans la page de consultation des étudiants. En cliquant sur le bouton "Importer", une fenêtre modal s’ouvre pour permettre la sélection du fichier Excel (xlsx) disponible sur la machine de l’utilisateur. Après la sélection, cliquez sur le bouton "Importer" en bleu pour démarrer l’importation. Le temps d’importation dépend du nombre d’étudiants dans le fichier à importer.

C’est important d’importer un fichier en format xlsx parce que l’application n’est pas compatible avec le format xls. Pour avoir un fichier xlsx à partir d’un fichier xls, vous pouvez ouvrir le ficher xls en Excel et Enregistrer sous le format xlsx en sélectionnant l’option Classeur Excel, qui est la premier dans la liste.

Après l’importation, les étudiants apparaissent dans la liste, comme illustré dans l’image suivante. C’est possible d’ajouter un nouveau étudiant an cliquant sur "Ajouter". C’est également possible de visualiser et modifier un étudiant existant en cliquant sur le bottom de la colonne "Détails". Plus tard dans le processus, c’est possible de modifier les choix fait par l’étudiant en cliquant sur le bottom dans la colonne "Modification des choix".

Il est préférable de gérer les offres de stages (la quantité de places disponibles dans chaque hôpital pour chaque spécialité) dans un fichier Excel. Cette fonctionnalité permet d’exploiter les données du fichier dans l’application.

En cas de changement de la quantité des places disponibles, les modifications sont faites dans le même fichier Excel et réimportés dans l’application. En option, les quantités peuvent être modifiés directement dans l’application, mais en cas de réimportation du fichier Excel les données modifiés manuellement seront écrasés.

Avec l’intention d’organiser la cohorte pour permettre le bon choix des étudiants est l’affectation en suite, le gestionnaire des stages s’occupe de déterminer les dates de debut et fin de la période des choix des stages et la date de début de publication des résultats. Les dates sont déterminés dans l’écran d’édition de la cohorte.

Précisément à la date de debut de la période de choix, l’application est ouverte aux étudiants de médecine qui devront faire leurs choix de stages. L’application reste ouverte jusqu’à la fin de la période. Pendant ce temps là, les étudiants peuvent changer librement leurs choix et le gestionnaire des stages peux consulter les choix fait, mais pas les modifier avant la fin de la période d’inscription.

L’étudiant a accès a l’application seulement s’il:

Lorsque l’étudiant se rend sur la page d’accueil du portail, il a accès a une liste de fonctionnalités: le choix des stages, la liste des hôpitaux, le bilan de choix de stage et d’affectation finale.

Sur le choix des stages, les onglets des différentes spécialités sont présentés.

Pour les spécialités obligatoires, dans chacun de ces onglets se présentent plusieurs hôpitaux. L’étudiant doit effectuer 4 choix d’hôpital (du 1er au 4ème choix) selon sa ordre de préférence). Une fois ces 4 choix effectués dans chaque onglet, il faut cliquer sur le bouton "Soumettre" qui se trouve au bas de la page pour enregistrer les choix. Un erreur se produit si l’utilisateur fait plus de 4 choix ou deux fois le même choix.

Pour les stages au choix, il est possible de faire 4 choix de spécialités. Pour chaque une, l’application propose à l’étudiant les hôpitaux disponibles pour ce stage au choix. Les choix sont limités à 4 hôpitaux. Si le système ne propose rien, c’est que cette spécialité n’est pas disponible. Si l’étudiant sélectionne un stage en médecine générale, il faut choisir l’hôpital "Médecine générale" en premier choix puisqu’il n’y a pas d’autre possibilité. Idem pour les spécialités où il n’existe qu’un hôpital. Ce "premier choix" concerne bien l’hôpital et pas la spécialité, la préférence de celle-ci étant déterminée par le numéro du stage au choix.

Lorsque l’étudiant sélectionne un hôpital dans une spécialité, un compteur l’informe sur le nombre de places totales disponibles et le nombre d’étudiants ayant déjà choisi cet hôpital en premier choix. Plus la demande dépasse l’offre, plus la probabilité d’obtenir cette affectation est faible.

Une fois que les inscriptions sont fini, l’affectation des étudiants prioritaires commencent. Les étudiants sont reconnus comme prioritaires par le service d’aide aux étudiants. Cela donne une priorité adaptée au besoin particulaire de chaque étudiant, mais il n’y a pas d’assurance de recevoir les premiers choix. Le plus souvent, c’est de prioriser les stages proches du domicile légal ou dans un hôpital avec logement.

L’étudiant devra faire ses 4 choix de manière réfléchie et se présenter à la faculté dans une période bien définie afin de discuter avec le secretariat des critères qui lui sont propres. Après cette discussion, le secretariat déterminera parmi les choix faits par l’étudiant celui ou ceux que l’application devra obligatoirement prendre en compte. Le gestionnaire de stages reserve le droit d’imposer un stage selon les disponibilités réel, mais toujours en adéquation avec le besoin de l’étudiant.

La date qui determine la fin de l’affectation aux étudiants prioritaires et les autres affectations n’est pas bien precise. Tout la partie des affectations se déroule après la date de fin des inscriptions e date de debut des publications.

Pour les étudiants non-prioritaires, les affectations sont faites automatiquement par l’application. L’algorithme essaye de trouver une solution optimale pour chaque étudiant en terme de spécialité et période. Certaines contraintes empêchent de respecter le premier choix de tous les étudiants. Par exemple, si le nombre d’étudiants est plus grand que le nombre de places disponibles. Pour satisfaire au mieux toutes les demandes des étudiants avec les offres limitées, nous essayons de trouver une solution satisfaisant le coût le plus faible possible et qui satisfait les différentes contraintes, tout en respectant le mieux possible les souhaits des étudiants.

L’affectation automatique peux rencontrer des difficultés pour affecter certains étudiants à cause des contraintes existantes. Les étudiants sont alors affectés temporairement à un hôpital fictif (hôpital erreur) pour être facilement identifiés pour une affectation manuel à la suite.

Le but de cette tache c’est de trouver une solution pour les étudiants avec problème d’affectation. Le gestionnaire de stages change manuellement les affectations existants.

Toutes les affectations devrons être réalisées avant la date de publication des résultats.

À la date de publication des résultats, définie dans le cohorte, tous les résultats sons publiés en même temps sur le portail de l’université et mis à disposition des étudiants impliqués.

Les étudiants se connectent sur le portail pour consulter les résultats des affectations. Les données sont disponibles en mode lecture. En cas de correction ou de modification en général, une demande devra être fait au secretariat.

La gestion des hôpitaux ne se contente pas uniquement de maintenir les données des hôpitaux à jour.

Pour accéder aux rapports en format Excel pour les hôpitaux, cliquez sur le bouton vert indiquant les résultats de l’affectation.

Dans l’écran de résultats de l’affectation, deux boutons sont disponibles pour produire le rapport:

Le rapport pour l’hôpital peux être configuré dans le formulaire de l’hôpital afin de prendre en compte les besoins de chacun.

Un champ numérique est disponible pour chaque donnée concernant les hôpitaux. Ces champs contiennent la sequence dans lequelle les données doivent être affichées. Les champs laissés vides sont ignorés.

La gestion des spécialités consiste à maintenir les données des spécialités d’une cohorte. Généralement, les spécialités sont créées automatiquement au moment de la création d’une cohorte a partir d’une cohorte existant. Il suffit ensuite d’adapter la liste au cohorte actuelle en supprimant ou ajoutant des spécialités.

Afin de satisfaire toutes les demandes des étudiants,nous essayons de trouver une solution satisfaisant les différentes contraintes avec un coût le plus faible possible. Le coût est mesuré par la somme de tous les points d’une solution. Des points sont ajoutés à une solution quand les contraintes ne sont pas respectées. La pondération des différentes contraintes est la suivante:

Quand les desiderata des étudiants ne peuvent pas être respectés, un autre lieu de stage doit être imposé. L’étudiant sera placé dans l’hôpital proche de son adresse légale. Cette solution ajoute 10 points (hors choix) + 1 point par 50 kilomètre entre son adresse légale et l’adresse de l’hôpital.

Chaque étudiant doit choisir 6 stages au choix, par ordre de préférence, de 1 à 6. Seulement 4 stages seront pris. S’il est impossible de respecter les 4 premiers choix on va ajouter 2 points pour le choix 5 et 3 points pour le choix 6.

Il existe également des contraintes souples. Par exemple, l’étudiant doit faire au minimum 2 mois dans le même hôpital. Si ces contraintes ne sont pas respectées, on ajoute 5 points.

Les données sont organisées dans la base de données selon le modèle de données suivant.

La gestion des stages est une app Django. Elle ne tourne pas tout seule, mais elle depend d’un projet Django pour fonctionner. Pour le moment, elle dépend du projet Django OSIS (https://github.com/uclouvain/osis), spécifiquement de l’application base, qui est commune à toutes les autres applications. Ce couplage est tel que la gestion des stages est classée comme un "satelite" d’OSIS. Heureusement, l’application est conçue de manière à pouvoir être facilement découplée à l’avenir en utilisant, par exemple, des services web parce que la demande de données est très faible.

Toutes les fonctionnalités de l’application sont limitées à des utilisateurs aux responsabilités bien connues. De ce fait, la sécurité de l’application est organisée en deux parties:

Pour ces étudiants les stages (la spécialité, le lieu et la période) sont fixés. On les ajouté dans la solution initiale tel quel. Pour chaque stage ajouté on met à jour le nombre de places disponibles pour un lieu / période / spécialité donné (table de stages).

Ces étudiants ont déjà une spécialité et un lieu choisis. L’algorithme doit choisir seulement la période de stage. Pour le choix de période on favorise les solutions qui permettent d’avoir au moins 2 mois de stage consécutifs dans un même hôpital.

Pour chaque période disponible, l’algorithme va regarder les périodes P – 1 et P + 1 et vérifier si une de ces périodes périodes est déjà attribuée à l’étudiant dans ce même hôpital. Si ce’est le cas, la période est candidate. Ensuite parmi les périodes candidates, on va choisir les périodes qui ont plus grand nombre de places disponibles. Si plusieurs périodes on le même nombre d’offres, on choisit une période au hasard. Pour fini on met à jour la table de stages.

Voici un exemple:

Pour ces étudiants, pour la spécialité concernée, l’algorithme doit choisir un lieu et une période. Premièrement, il faut choisir un lieu. L’algorithme va toujours essayer de faire un choix qui minimise le coût total de la solution. Par exemple le premier choix n’est pas toujours le meilleur option, parfois c’est mieux de choisir le 2ème, 3ème ou même 4ème choix et avoir 2 stages consécutifs. Ensuite, la période est choisie de même manière que précédemment (→ Stages obligatoires - Etudiants prioritaires sociaux). Pour finir on met à jour la table de stages.

YDE : On pourrait être proactif et favoriser un second ou 3ème choix qui permet d’avoir deux mois consécutif dans le même hôpital.